SW-Empfehlung Scan2PDF + Optmierung?

[Dieter_P]

Hi
ich betreibe ein digitales Dokumentenarchiv bei mir für sämtliche Dokumente. Dabei scanne ich auch per Papier erhaltene Briefe etc. Nun sind die vom Scanner generierten PDFs oft nicht optimal. D.H. zB schief eingescannt, kein OCR und recht große Dokumente.

Der Klassenprimus Adobe Acrobat ist dabei bisher auch spitze, da über die Optimerungs und OCR-Funktion die Dokumente sowohl automatisch gerade gerückt werden und gleichzeitig die Größe auf wenige 100kB schrumpft bei guter Qualität.

Leider ist die SW für Privatanwender extrem teuer und die geannanten Features sind leider auch erst in den neueren (Acrobat DC) enthalten.

Nun hab ich es mit Nitro-PDF versucht aber die Bildoptimierung ist nicht vergleichbar schlecht und OCR erzeugt im ersten Step sogar größere Dateien von etlichen MB.

Habt Ihr eine Empfehlung? Wie gesagt, da ich mehrfach Dokumente je Woche scanne sollte es nahe an eine One-Click Lösung sein und großartige manuelle Eingriffe sind kaum zeitlich handelbar.

Besten Dank!

[Steff75]

@dieter_p Wenn es nicht zwingend Windows sein muss und du mobil mit Android unterwegs bist, empfehle ich die Genius Scan App. Da kommen wirklich gute Ergebnisse bei raus und mit einem Einmalkauf von 10 € kann man die wichtigsten Pro-Features freischalten.

Am Windows PC verwende ich hingegen einen Epson DS-310 Dokumentenscanner. Dazu bietet Epson die Software 'Document Capture Pro' an, die auch sehr gut an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann. Einen Standalone-Dokumentenscanner, der die Dateien direkt auf ein Netzwerkshare lädt, habe ich für meine Zwecke jetzt nicht benötigt, da ich den PC sowieso mehrmals in der Woche anschalte.

[BananaJoe]

@dieter_p also bei mir verträgt die Archiv-Software auch Bilder und wandelt die selbst in PDF inklusive Texterkennung. ( ecoDMS )

Aber ich nehme an du legst die PDF von Hand ab?

Ich bin mal günstig an eine "Kodak ScanStation 700" gekommen, deren PDFs sind natürlich super in jeder Hinsicht.
Gebraucht kostet die Dinger auch noch ein wenig (auch der 500er ist ok), so 200 bis 500 Euro. Also einen "Netzwerkscanner" der alles selbst macht. Andere Hersteller aus dem Profi-Segment werden genauso gut sein.

Dafür hast du dann null Nacharbeit, da kommen dann direkt PDF/A raus die man Volltext durchsuchen kann.
Und die Dinger sind so flott das man in überschaubarerer Zeit seinen gesamten Dokumentenbestand archivieren kann.

Ab so 250 Euro bekommst du auch neue USB-Scanner. Wie gut die sind hängt dann von der mitgelieferten Software ab. Teilweise ist da eine angepasste Adobe Acrobat Version dabei.

Alternativ ist ein Netzwerkdrucker mit Duplex-Scanner. Teilweise erzeugen die im Gerät selbst die PDF, Teilweise in Zusammenarbeit mit einer Software auf dem PC/Server. Sind natürlich spürbar langsamer als ein echter Dokumentenscanner. Mit so einem gebrauchten hatte ich mal angefangen.

[A Former User]

@dieter_p sagte in SW-Empfehlung Scan2PDF + Optmierung?:

Habt Ihr eine Empfehlung?

Moin,

klang ja hier schon von den Vorschreibern durch, zu wenig Information Deinerseits, um da gezielt drauf einzugehen.

Ich setze nur Linux ein und im Büro, habe ich einmal ein Brother MFC-L3730CDN series und ein USB Avision AV220D2+ Scanner, Unter Linux nutze ich die kostenpflichtige Software "VueScan" -> https://www.hamrick.com/de/ die für mich gute Ergebnis erzielt, abgelegt wird das ganze dann in paperless-ngx installiert in ein Arch-Linux LXC Container auf meinem Proxmox Server

VG
Bernd

[UlliJ]

@dieter_p
für den Zweck nutze ich ecoDMS, wie @BananaJoe auch. Läuft auf vorhandenem Nuc in einer Debian VM unter Proxmox.
Lizenzkosten relativ überschaubar, einfach zu administrieren, Volltextsuche, etc. Es gibt einen Windows Client als auch ein Webinterface. Als Scanner sind 2 Brother MFC's im Netzwerk vorhanden und PDF's , z.B. aus e-mails, gelangen über ein Netzlaufwerk direkt in den Posteingang der Software.
Danach lediglich noch im Client die Dokumente klassifizieren und archivieren...one click ist es nicht, aber fast.

[Dieter_P]

Vielen Dank vorab für Eure Tips.

Ein paar ergänzende Infos liefer ich auch gerne. Nutze einen Brother Multifunktionsdrucker mit ADF um auch mehrere Seiten ohne meiner Begleitung scannen zu können. Der Drucker liefert fertige PDFs auf einen konfigurierten Ordner auf meinem Windows PC über Netzwerk. Könnte aber auch auf USB Stick etc speichern.

Die mitgelieferte Software könnte ich sicher noch optimieren (glaube die kann sogar OCR), aber die Erfahrung hat gezeigt, dass ich die PDFs eh nochmal ganz kurz anpacken muß. Weil sie zB leicht schief eingescannt sind.
Dann scanne ich lieber in etwas höherer Qualität und die nachbearbeitetende Software macht dann daraus etwas Finales. Ist für mich logischer als eine Software direkt mit kleinen und schlechten PDFs zu füttern.

Die fertigen PDFs packe ich manuell auf Speichermedien die verschlüsselt sind und nicht 24/7 angeschlossen sind inkl. Backup-Konzept etc etc.

Mir geht es halt darum den manuellen Nachbearbeitungsprozess so gut und einfach wie möglich zu machen. Bisher (bis auf den Preis) überzeugte da Arobat, da die OCR Funktion alle Seiten gerade rückte und das speichern als optimiertes PDF gute Qualität bei kleinen Dateigrößen bietet.

Nitro-PDF hat das zwar auch im Menü aber selbst wenn ich manuell die konfiguration der Optimierungsfunktion versuche zu verbessern, liefert es nicht die qualitativen Ergebnisse wie Acrobat.

Dazu stört mich halt der hohe Preis von Acrobat, da ich ja auch nur diese 2 Funktionen von Acrobat wirklich nutze. Für sonstige Dinge reicht mir der Reader etc.

Spielt hier die Erfahrung von Adobe in "guter" Bildbearbeitung wie Photoshop etc eine Rolle, warum Acrobat das so gut hinbekommt und andere wie Nitro-PDF nicht?

Wenn dem so ist, bleibt mir ja nur nach Acrobat günstig zu suchen. Bei ebay findet man zwar Acrobat Versionen ab ca. 140€ aber da bin ich skeptisch ob das nicht langfristig zu Problemen führt, da es womöglich komische oder gar illegale Quellen der Lizenzen sind und ich nacher der Dumme ohne funktionierende Software.

[BananaJoe]

@dieter_p Also der Fehler liegt doch darin das du nachbearbeiten musst ... Warum scannt der MDF schief? Sonst den mal neue Rollen spendieren/Wartungskit.
Adobe Acrobat ist halt die Software für "Profis", da kannst du ganz hervorragende PDFs mit erzeugen die auch eine Fortune 500 Firma an Ihre Kunden herausgeben kann oder eine Werbeagentur an die Druckerei.

Gegen eine gebrauchte Lizenz von ebay ist nicht zu sagen. Du musst halt darauf achten ob es nur die Lizenznummer ist oder du wirklich eine Lizenz erhälts. Muss dann aber wohl eine ältere sein, ich meine bei Acrobat ist inzwischen alles mit Onlinezwang.

Oder man kann mit kleinen Scanfehlern leben.
Ich nutze die "Chaotische Ablage", jedes Dokument bekommt einen Stempel mit einer laufenden Nummer (Paginierstempel), dann wird gescannt und im DMS angelegt (ja, das kann auch eine gute Ordnerstruktur sein).
Die Dokumente selbst Hefte ich in Aktenordner ab die z.B. mit "1576 - 2133" beschriftet sind.

Die PDF sollten unbedingt ein OCR bei der Erstellung durchlebt haben - dann kann man die auch mit Windows-Boardmitteln in Volltext durchsuchen.

Wäre etwas bei mir nicht gut genug als Scan (warum auch immer), hätte ich ja noch das Original und ja noch einmal scannen.

Wie @UlliJ es ja auch beschreibt, scannt man, legt ab und gut ist.
Bei einer DMS hat man einen "Eingang", da landen alle neuen Dokumente und die sortiert man dann weg (klassifizieren). Das kann man auch automatisieren, da sucht die Software nach einer Kombination bestimmter Begriffe (z.B. Kundennummer und Absender) und legt dann automatisch ab oder schlägt das wenigstens vor.
Der PDF-Editor von ecoDMS kann allerdings nicht viel mehr als Seiten entfernen oder Dokumente zusammenführen.

[Dieter_P]

@bananajoe

Danke Dir und Euch für die Tips und Einschätzung.

Entnehme dem auch das Acrobat durchaus gewisse sehr gute Funktionalitäten hat, die nicht so viele Tools bieten.

Ein DMS kommt für mich aus diversen Gründen nicht in Frage.

Insofern habe ich mir jetzt eine gebrauchte Acrobat DC Lizenz gekauft und hoffe damit ist der Drops "gelutscht". Ich habe meine favorisierte manuelle Ordnerstruktur und Ablage und kann möglichst kleine aber von ausreichender Qualität gescannte PDFs dort ablegen.

Erste Versuche haben mir wieder gezeigt, dass Acrobat über "Scan + OCR" und dann dem Button "Verbessern", die Seite in einem Rutsch gerade rückt, OCR durchführt und den Speicherplatz auf gut 50% reduziert und dabei ist die Qualität für mich danach brauchbar gut.
Auch wenn Speicherplatz natürlich immer billiger wird, bekomme ich trotzdem die Krise wenn ein 5 Seiten Dokument 10MB benötigt um es zu speichern. Bei den Beispielen habe ich jetzt wieder mit Acrobat einen 9 seitige Scans und die brauchten 1,2MB. Das gefällt